Racen langs de afdelingen

Een landbouwproductenverwerker in het noorden van het land werkte in het begin van deze eeuw aan een grote reorganisatie van de interne automatiseringssystemen. Het management probeerde een overzicht te krijgen van de veranderingen die plaats zouden gaan vinden. Er was een lijst beschikbaar, maar er was behoefte aan visualisatie.

Ik werd door Comic House naar voren geschoven als de man die deze klus kon klaren.

Door de directiesecretaresse werd ik in rap tempo langs alle afdelingshoofden geloodst. Een kwartier per hoofd. Die deden mij uit de doeken wat er zou gaan veranderen, en ik mocht daar (thuis) een tekening van maken. Ik zette een overkoepelende beeldtaal op. Daarin werd ‘oud’ weergegeven met een bruine kleur en ‘nieuw’ met een roze. In bijgaand plaatje zien we dat BAS is uitgefaseerd en dat SAP voortaan met DEXCTER communiceert.

Helder toch? Het was flink aanpoten, want er stond een directievergadering voor de deur waarin alle plaatjes de revue gingen passeren. Op het laatst mocht ik alles nog snel in een PowerPoint proppen.

Dit zijn de leukere opdrachten. Moeilijk. En dan toch tot een goed einde brengen.

Hoe doe je nou zoiets? Goed luisteren en vragen stellen en meteen beginnen. Ik tekende al op het moment dat ik met het afdelingshoofd zat te praten. Vooral veel pijlen en woorden in hun onderlinge verband, maar ook heftrucks en beeldschermen. Zo wordt een verhaal snel concreet.

Dat helpt het afdelingshoofd dan weer bij het scherp formuleren. Zo kom je samen tot één beeld dat meer zegt dan duizend woorden. Binnen een kwartier.

Onder deze tijdsdruk heb ik daarna nooit meer gewerkt. Toch is er bij praatplaten wel altijd sprake van lichte haast. Vaak wordt “we kunnen wel een praatplaat gebruiken” vrij laat in het traject bedacht. Als de presentatie van het rapport al gepland is bijvoorbeeld. Ik heb wel eens een praatplaat gemaakt die bij wijze van spreken het onderliggende rapport geheel op z’n kop zette. Dan zou je toch haast het rapport opnieuw willen schrijven. Met minder woorden.